Bạn biết cảm giác này không?
Thứ Hai, 9 giờ sáng. Cuộc họp tổ bộ môn. 12 giáo viên ngồi vòng tròn. Tổ trưởng đặt vấn đề: “Chúng ta cần quyết định lịch kiểm tra học kỳ.”
Thế là bắt đầu. Cô A muốn tuần 14. Thầy B muốn tuần 15. Cô C giải thích dài 5 phút vì sao tuần 14 hợp lý hơn. Thầy D im lặng (nhưng rõ ràng không đồng ý). Thầy E nói: “Em đồng ý với cô C” — nhưng nếu cô C nói tuần 15, thầy E có lẽ cũng “đồng ý với cô C.”
45 phút sau, tổ trưởng nói: “Thôi thì tuần 14 đi.”
Thầy D vẫn im lặng. Cô C cảm thấy thắng. Thầy B thấy mình bị bỏ qua. Và tất cả chúng ta vừa mất 45 phút cho một quyết định mà lẽ ra mất 5 phút.
Quen không?
Annie Duke: Cuộc họp đang “sai từ gốc”
Annie Duke — cựu poker player chuyên nghiệp, bây giờ là cố vấn ra quyết định cho các tổ chức lớn — nói trong Lenny’s Podcast một điều khiến mình đập bàn (nhẹ thôi):
“People generally think the purpose of a meeting is for three things: discover, discuss, decide. The ONLY thing that’s ever supposed to happen in a meeting is the discussion part.”
Dịch: “Mọi người nghĩ cuộc họp để khám phá, thảo luận, và quyết định. Nhưng thứ DUY NHẤT nên xảy ra trong cuộc họp là THẢO LUẬN.”
Đọc lại lần nữa. Viết in hoa cho rõ: CUỘC HỌP CHỈ ĐỂ THẢO LUẬN.
Không phải để khám phá ý kiến. Không phải để quyết định. Chỉ để thảo luận.
Mình tưởng mình hiểu cuộc họp. Hóa ra mình chưa bao giờ hiểu.
Tại sao “khám phá” trong cuộc họp là thảm họa?
Annie giải thích: khi bạn hỏi ý kiến mọi người trong cuộc họp, mấy điều tệ xảy ra:
1. Người nói to nhất thắng. Không phải người đúng nhất — người to nhất. Hoặc người tự tin nhất. Và tự tin không có nghĩa là đúng.
2. Cross-influence. Khi cô A nói trước, cô B bị ảnh hưởng. Dù cô B có ý khác, nghe cô A xong, cô B vô tình điều chỉnh ý kiến mình cho “gần” với cô A hơn. Đây là hiệu ứng tâm lý, không ai cố ý cả.
3. Người hướng nội bị thiệt. Trong mọi cuộc họp, có 2-3 người im lặng. Không phải vì họ không có ý kiến. Mà vì họ cần thời gian để suy nghĩ. Cuộc họp không cho họ thời gian đó.
Mình nghĩ đến thầy D trong cuộc họp tổ bộ môn. Thầy D luôn im lặng. Nhưng khi mình hỏi riêng thầy sau cuộc họp, ý kiến thầy thường sâu sắc nhất.
Vấn đề không phải thầy D. Vấn đề là cuộc họp không có chỗ cho thầy D.
Framework: “Trước – Trong – Sau”
Annie đề xuất một cách tiếp cận đơn giản mà mình đã bắt đầu áp dụng:
TRƯỚC cuộc họp: Thu thập ý kiến ĐỘC LẬP
Gửi câu hỏi cho mọi người trước buổi họp. Yêu cầu họ trả lời riêng, không reply-all, không thấy câu trả lời của nhau.
Ví dụ thực tế: thay vì hỏi “Chúng ta nên kiểm tra tuần nào?” trong cuộc họp, mình gửi email trước 2 ngày:
“Xin mọi người chọn 1-2 tuần phù hợp nhất cho kiểm tra học kỳ, kèm lý do ngắn gọn. Reply riêng cho mình, đừng reply-all.”
Annie gọi đây là “nominal group” — nhóm trên danh nghĩa. Bạn vẫn là một nhóm, nhưng bạn làm việc độc lập và asynchronous với nhau.
TRONG cuộc họp: Chỉ THẢO LUẬN
Khi đã có ý kiến của tất cả mọi người, mình tổng hợp và share trước cuộc họp. Trong cuộc họp, mình nói:
“Mọi người đã thấy tổng hợp ý kiến. Hầu hết chọn tuần 14 hoặc 15. Hôm nay mình chỉ thảo luận điểm KHÁC BIỆT giữa hai nhóm.”
80% thời gian họp thường dùng để “double click” — “Ờ, em cũng đồng ý”, “Tôi cũng nghĩ vậy.” Bỏ phần đó đi. Chỉ thảo luận chỗ không đồng ý — đó mới là nơi tạo ra giá trị.
SAU cuộc họp: Quyết định NGOÀI phòng họp
Người có quyền quyết định sẽ quyết sau khi nghe đủ ý kiến. Không quyết trong phòng họp dưới áp lực “ai cũng đang nhìn.”
Annie nói: “Alignment doesn’t exist.” 12 người trong phòng sẽ KHÔNG BAO GIỜ thật sự đồng ý 100%. Nếu bạn đợi “alignment”, bạn sẽ đợi mãi — hoặc bạn sẽ ép mọi người giả vờ đồng ý.
Thay vào đó: lắng nghe → quyết → nói rõ lý do → nevertheless.
“Mình đã nghe tất cả ý kiến. Mình hiểu quan điểm của nhóm tuần 15. Tuy nhiên, dựa trên lịch chung của trường, mình quyết định tuần 14. Lý do: […]”
Rõ ràng. Tôn trọng. Kiên quyết.
Tại sao framework này “work”?
Vì nó giải quyết 3 vấn đề cùng lúc:
1. Mọi người được nghe — dù hướng nội hay hướng ngoại, ai cũng có cơ hội viết ý kiến trước cuộc họp.
2. Cuộc họp ngắn hơn — vì bạn bỏ phần “khám phá” và “chào hỏi đồng ý.” Chỉ thảo luận chỗ bất đồng.
3. Quyết định tốt hơn — vì bạn có ý kiến thật của mọi người, không bị ảnh hưởng bởi người nói to nhất.
💡 Insight: Cuộc họp tốt nhất là cuộc họp mà 80% công việc xảy ra ngoài cuộc họp. Khám phá trước. Thảo luận trong. Quyết sau.
Mình đã dùng cách này ở đâu?
Họp tổ bộ môn: Gửi Google Form cho giáo viên trước. Thu ý kiến ẩn danh. Trong cuộc họp chỉ thảo luận 2-3 điểm bất đồng. Họp giảm từ 60 phút xuống 25 phút. Lần đầu tiên có giáo viên nói: “Cuộc họp hôm nay hay thật!”
Quyết định nội dung bài giảng: Hỏi 3 đồng nghiệp riêng: “Nếu chỉ được dạy 3 chủ đề cho chương này, bạn chọn gì?” Không ai biết người khác chọn gì. Kết quả bất ngờ: cả 3 đều chọn một chủ đề mà mình tưởng không quan trọng.
Thậm chí áp dụng trong gia đình: Khi cả nhà không quyết được đi ăn đâu, mình nhắn mỗi người: “Reply riêng cho ba, viết 2 nơi muốn đi.” Không ai bị ảnh hưởng. Ra quyết định trong 3 phút thay vì 30 phút ngồi cãi nhau trên xe. 😄
Bạn không cần quyền lực để thay đổi cuộc họp
Bạn không cần là trưởng phòng. Bạn không cần là CEO. Bạn chỉ cần gửi một email trước cuộc họp:
“Để cuộc họp hiệu quả hơn, mình gửi trước 2 câu hỏi. Mọi người reply riêng cho mình trước thứ 5 nhé.”
Đó là bước đầu tiên. Nhỏ. Đơn giản. Nhưng nó thay đổi mọi thứ.
Annie Duke đúng: ngừng nói chuyện với nhau quá nhiều trong cuộc họp. Nói riêng trước, thảo luận chung sau, quyết riêng cuối.
Đơn giản đến mức… bạn sẽ tự hỏi tại sao mình chưa làm sớm hơn.
Cuộc họp tiếp theo của bạn, thử gửi câu hỏi trước cho mọi người. Chỉ 1 câu thôi. Reply riêng. Rồi xem cuộc họp khác đi thế nào. Kể mình nghe nhé! ☕
